Vergaderingen regelen, afspraken plannen, e-mails en post verwerken en zorgen dat alles soepel verloopt. Dat was jarenlang de kern van de officemanager. Onmisbaar, maar vaak onzichtbaar. In de afgelopen jaren is deze rol echter enorm veranderd. Door de opkomst van technologie én het hybride werken is de functie van officemanager geëvolueerd van ondersteunend en uitvoerend naar strategisch. 
 

Van uitvoerend naar strategisch 

Waar een officemanager voorheen vooral ondersteunend werkte en een echte "regelneef" of regeltante" was, is dat tegenwoordig wel anders. De digitalisering en inzet van AI hebben veel handmatig werk overgenomen. Taken zoals documenten sorteren, gegevens invoeren en archiveren gaan nu grotendeels automatisch. Hierdoor komt er ruimte vrij voor andere, meer inhoudelijke verantwoordelijkheden. 

Tegenwoordig moet een officemanager niet alleen organisatorisch sterk zijn, maar ook technisch onderlegd. Kennis van digitale tools, automatisering en zelfs AI is steeds belangrijker. 

Ik herinner mij nog goed, dat ik als secretaresse in loondienst werkte en ineens "even" social media erbij moest doen. Vandaag de dag heeft vrijwel elk bedrijf een eigen marketingafdeling. Zo zijn ook de werkzaamheden van de officemanager meegegroeid met de tijd. 

De strategische spil in een organisatie  

Doordat er ruimte is ontstaan voor andere taken, vervult de officemanager nu steeds vaker een strategische rol. In veel bedrijven denkt de officemanager actief mee met het management over koers, besluitvorming en bedrijfsstrategie. 
Voor elk type organisatie, van eenmanszaak tot grootbedrijf, is een officemanager tegenwoordig van onschatbare waarde. Waarom? Omdat een officemanager: 

- de administratielast verlaagt;
- zorgt voor optimale planning en organisatie;
- kan fungeren als sparringpartner, zeker handig voor de zzp'ers onder ons.

Een officemanager kan bovendien de samenwerking binnen het team verbeteren, processen stroomlijnen en overzicht creëren. 

Wat doet een officemanager concreet? 

Een officemanager is eigenlijk de regisseur achter de schermen. Alles wat nodig is om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen, komt op haar of zijn bord terecht. Denk bijvoorbeeld aan: 

- verwerken van e-mails, post en interne communicatie
- opstellen, beheren en archiveren van contracten en/of andere documenten
- voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten
- inplannen van afspraken 
- organiseren van zakelijke reizen en evenementen
- bestellen van kantoorartikelen en contact onderhouden met leveranciers
- factuurverwerking, inkoopcontrole en debiteurenbeheer- en bewaking 
- organiseren van teamuitjes en personeelsevenementen
- verzenden van nieuwsbrieven 

En dat is slechts een greep uit alle werkzaamheden. 
 

De ruggengraat van je bedrijf

Een goede officemanager is de ruggengraat van een organisatie. Door overzicht te houden, te ontzorgen én mee te denken, us deze functie essentieel voor groei in klanten, omzet en projecten. 

Wat kan een officemanager voor jouw bedrijf betekenen?
 

Misschien is het tijd om te ontdekken hoeveel rust, structuur en groei een officemanager jou kan opleveren. 

Esther